"מטרה ללא ציר זמן היא רק חלום"
רוברט הרז'ווק
18 טיפים: לשיפור ופיתוח צוות מנצח
במדריך זה נבחן את אבני הדרך לבניית צוות מצליח ונעניק לכם 18 טיפים שישפרו את עבודת הצוות. קבלו במתנה מצגת.
מה הופך צוות טוב לצוות מצוין?
מחקר שהתפרסם ב Harvard Business Review משנת 2012 חקר דפוסי תקשורת בצוותים הנראים דומים זה לזה, במשך שישה שבועות. הנתונים שנאספו חשפו מהם המאפיינים העיקריים של הצוותים המצליחים יותר:
• תרומה שווה של כל אחד מאנשי הצוות
• לצוות הייתה אנרגיה חיובית גבוהה
• חברי הצוות תקשרו ישירות זה עם זה
• חברי הצוות דיווחו זה לזה על ממצאיהם
החוקרים אף מצאו כי תקשורת יעילה חשובה יותר להצלחת הצוות מכישרון האנשים הבונים אותו, לכן שיפור דפוסי התקשורת בצוות יוביל בהכרח לשיפור עבודת הצוות. המפתח לשיפור עבודת הצוות כולל היבטים נוספים כגון ניהול הדינמיקה הקבוצתית, עידוד לקיחת אחריות ועידוד התפתחות וצמיחה.
בחלוקת התפקידים חשוב להתמקד בנקודות החוזקה של האנשים בצוות.
אם לכל חבר בצוות יש תפקיד בו הוא מצטיין, הוא בהכרח יחוש מוערך ויקרין אנרגיה חיובית על שאר חברי הצוות. לחילופין, במידה ואנשים ימצאו בתפקיד שאינו מתאים להם אזי התסכול והטינה יחלו להצטבר.
דינמיקה הקבוצתית
אין לתת עדיפות לאנשי צוות מסויימים ולהטיל רק עליהם אחריות או תפקידי מפתח. יש לעודד אנשי צוות נוספים לקחת יוזמה ולאתגר אותם.
אחת הדרכים להשיג מטרה זו הא לבקש מתנדבים. לדוגמא, במקום להודיע כי חבר צוות יחל בעשיית עבודה מסויימת ציין בפני הקבוצה כי אתה מחפש מתנדבים עבורה. אם אותם האנשים תמיד מתנדבים, נסה לעודד את החברים השקטים יותר לקחת את ההובלה.
דרך נוספת ליצור מעורבות היא באמצעות קבלת משוב. בקשו משוב קצר מחברי הצוות לפני קביעת תוכנית העבודה.
אפשרו לאנשים ליטול יוזמה
עבודת צוות עשויה להשתפר באמצעות מתן משוב. השתדלו להתמקד בחיובי מאשר בשלילי. מתן משוב חיובי הינו כלי יעיל להשגת אוירה חיובית והערכה עצמית.
חשוב לארגן פגישות הערכה פרטניות אך גם פגישות הערכה לצוות כולו. ניתן להעלות את מורל הצוות ע"י ציון העובדה כי הצלחת הצוות כולו נשען על תרומה של כל אחד מאנשי הצוות.
התמקדו במשוב חיובי
על הנהלת הצוות והארגון לקיים את מדיניות הדלת הפתוחה. יש להעניק לחברי הצוות את התחושה שהם יכולים לדווח על בעיות או התפתחויות חיוביות בכל זמן נתון.
ניתן לקדם את מדיניות הדלת הפתוחה בכך שמאפשרים לאנשי הצוות לשאול שאלות ולהעלות הצעות. על ההנהלה להקשיב לפניות אלו ולהגיב בחיוב. במידה וההצעה אינה ישימה, אל תאמר שלא תיושם אלא הסבר מדוע ותן משוב חיובי למציע.
במידה ואיש צוות נתקל בבעיה מקצועית או אישית עליכם להבטיח כי כל הצוות כולו נמצא שם בכדי לעזור לו. דבר זה יכול להעשות ע"י צמצום משימותיו ומתן עזרה חיצונית.
שיפור התקשורת: קיימו
דלת פתוחה
יש לעודד סיעור מוחות בצוות מספר פעמים במהלך פרוייקט. אמרו כי כל רעיון הינו מבורך והבטיחו כי יבחן מקרוב.
רעיונות מטורפים לא צריכים להיות מוצגים באופן שלילי או מגוחך. באמצעות הקשבה לרעיונות של כולם ניתן ליצור אמון הדדי ולעורר רעיונות שעשויים להוביל להצלחה.
אנו ממליצים לשנות את מיקום המפגש. אל תפגשו רק בחדר הישיבות אלא צאו מהמשרד ובכך תוכלו ליצור הלך מחשבה שונה.
עודדו סיעור מוחות
סקרנות וחיפוש תשובות הינה חלק בלתי נפרד מבנייה של צוות מנצח. כפי שהמחקר הוכיח, על אנשי הצוות לחפש תשובות ופתרונות גם מחוץ לצוות המצומצם.
ניתן להמריץ את התהליך ע"י הוצאת הביטוי "זו שאלה טיפשית" מהלקסיקון שכן- כל שאלה ראויה לתשובה. כאשר לאנשי הצוות תהיה סביבה בטוחה, תהיה להם מוטיבציה גבוהה יותר לחתור לפתרונות.
טפחו סקרנות
לבסוף, ניתן לשפר את התקשורת בכך שאנשי הצוות ייהנו האחד בחברת השני גם מחוץ למסגרת העבודה. הכרות חברתית עשויה לבנות אמון ולהסיר מחסומים.
התחל בעידוד ארוחות משותפות בעבודה. ניתן לפתוח קבוצת וואצאפ משותפת ואף ליזום התארגנות חברתית מחוץ למסגרת העבודה.
עודדו פעילות חברתית מחוץ למקום העבודה
צעד ראשון לנטילת אחריות ע"י אנשי הצוות היא הגדרת תפקידים. על כולם לדעת מהי מטרת-העל של הצוות כולו אך עליהם גם לקבל את המטרות והמשימות האישיות שלהם. הגדרת התפקידים תמנע בלבול ותמנע מצב בו ישנה משימה ללא אחראי.
כפי שצויין, יש לנצל את החוזקות של אנשי הצוות ולכן יש להגדיר תפקידים בהתאם ליכולות של אנשי הצוות כך שהצוות כולו יצא נשכר. וודא כי כל אחד מבין את תפקידו לפני תחילת הפרוייקט. יש לבחון את התאמתם של אנשי הצוות לתפקיד שנבחר עבורם גם במהלך הפרוייקט ולוודא כי כי כל אנשי הצוות חולקים בנטל באופן שווה.
עידוד לקיחת אחריות: הגדירו תפקידים
הגדרת מטרות ותאום ציפיות הינם שלב קריטי בתחילת כל פרוייקט. כנסו את אנשי הצוות והגדירו את התוצאה הרצויה וכיצד ניתן להשיגה. חשוב לשתף את הצוות כחלק מתהליך תאום הציפיות ולא רק להנחית הוראות מגבוה.
תאמו ציפיות
דאגו להגדיר לצוות לוח זמנים ברור עם אבני דרך לצורך התקדמות במהלך הפרוייקט.
יש לבצע תהליך של בקרה בו ההנהלה מודעת לתהליך ההתקדמות, אם זה באמצעות הערכה או באמצעות מתן משוב.
בנוסף, הבטיחו מתן סיוע לאנשי צוות שאינם עומדים בלוח הזמנים. אנשי צוות העומדים לסיים את מלאכתם יכולים לסייע לחבריהם שטרם הספיקו להשלימה.
הגדירו לוח זמנים ובדקו התקדמות
לצוותים בעלי שיגרה ישנם ביצועים טובים יותר.
בשיגרה אין הכוונה רק להצבת לוח זמנים עם אבני דרך אלא הכוונה גם בניית שיטה מוגדרת לפתרון קשיים ובעיות. כאשר הצוות נתקל בבעיה עליו לדעת מהו התהליך בו הוא נוקט לפתרון בעיות. לדוגמא- יצירת קשר עם ראש הצוות, המארגן פגישה בה הבעיה מוגדרת, מופרדת לחלקיה תוך הקצאת אנשי צוות לטיפול בכל חלק בנפרד.
דוגמא נוספת, היא מהי השיטה הננקטת בטיפול באנשי צוות שהתנהגותם שלילית או מזיקה. במידה ואיש צוות אינו נושא בנטל או מתנהל בבריונות, חשוב לנהוג בנוהל ברור. גם כאן, יש צורך בהגדרת הבעיה, בשיחה עם האיש המזיק והניזוק, שיתוף הצוות כולו ומציאת פתרונות לטיפול בסוגיה.
בנו שיגרה
אחת הדרכים לעודד נטילת אחריות היא ע"י הגדרת "חוזה חברתי". זהו למעשה הסכם בין אנשי הצוות המגדיר את נורמות ההתנהגות וההתקשרות בין אנשי הצוות. מחקרים מראים כי חוזה חברתי המיושם כיאות נותן לאנשי הצוות תחושת ביטחון ושייכות, מעודד נטילת אחריות ומגביר את האמון ההדדי בין אנשי הצוות.
על החוזה לענות על שאלות כגון- מהן הציפיות של אנשי הצוות זה מזה, מהן התנהגויות המועילות לקבוצה, מהן ההתנהגויות המזיקות לקבוצה. דאגו לכך שכל אנשי הצוות תורמים לחוזה ומסכימים עימו. הדבר יכול להצליח רק אם כולם מסכימים לנאמר בחוזה ובמידה וקיימות השלכות להפרתו.
חתמו על חוזה חברתי
צוות בעל תחושת סיפוק הוא צוות בעל אנרגיה חיובית ומורל גבוה. אחת הדרכים להשיג זאת היא ע"י פיתוח מיומנויות וצבירת ניסיון באמצעות חוויות חיוביות. על כל חבר צוות להשתתף בקורסים המפתחים ומשפרים את יכולותיו, דבר זה מגדיל את הידע של הקבוצה ומוביל להצלחה.
על ההדרכות להיות מקצועית לתחום אך חשוב לספק הדרכה לשיפור יכולות נוספות הדרושות לצוות. ההדרכה יכולה להיות טכנית ואף חברתית, כל עוד היא מאפשרת לחברי הצוות להרחיב את יכולותיהם.
אנו ממליצים כי חברי הצוות יתנו מצגת קצרה על מה שלמדו בהדרכה. זה יתרום לצוות, יעשיר את ידיעותיו ואף יצור גיבוש וסיפוק.
עידוד התפתחות: ספקו הדרכה שוטפת
כדאי לשקול הקמת תוכנית חונכות לכל חבר צוות. דבר זה ישפיע ישירות על הצלחת הצוות ויצור תחושת ביטחון ושייכות. במידה והדבר אינו ישים, ניתן לארגן הרצאות אורח ע"י מומחים בתחום או שיחות מוטיבציה ע"י מומחים בתחום ההתנהגות. כל זאת יתרום לחיזוק הצוות.
הקימו תוכנית חונכות
תהליך ההתפתחות של הצוות אינו חייב להיות קשור דווקא לתחום ההתמחות של הצוות. למעשה, על ההנהלה לאתגר את אנשי הצוות בבעיות שאינן קשורות ישירות למשימות אותן הוא מבצע. דבר זה יעלה את יכולות העבודה בצוות וישפר את מיומנויות מציאת הפתרונות. פתרון חידות, פאזלים או אפילו תשבצים יאלץ את אנשי הצוות לתקשר ולשתף פעולה. משימה מהנה באמצע יום עבודה עשויה להגביר יצירתיות בצוות ואף לסייע במציאת פתרונות חדשניים. חשוב לנתח את האתגר בסיומו ולתאר את הסיבות להצלחה/כישלון במשימה. הרעיון הוא לגרום לצוות להבין, כיצד שיתוף פעולה הינו למעשה המפתח להצלחה.
הציבו אתגרים
תגמול עבור ביצועים טובים משפר לעין ערוך את העבודה בצוות. כאשר הצוות עומד במשימה, מעניק נקודת מבט חדשה או פותר בעיה מורכבת, עליו להיות מתוגמל על כך. הדבר גורם לצוות להגיש כי הוא מוערך ויוצר אנרגיות חיוביות.
הגמול לא חייב להיות בעל ערך גבוה מידי (למרות שבונוס כספי בהחלט מהווה תמריץ). יש לשקול תגמול "בונה צוות" כגון- ארוחת ערב משותפת ואף פתיחת בקבוק יין לכולם.
כאשר מברכים את הצוות על הצלחתו, חשוב לציין ולתגמל הצלחות פרטניות. בנוסף, חשוב לא לתגמל את אותם האנשים. הגמול האישי בהחלט עשוי להגביר את תחושת השמחה בצוות כולו.
תגמלו תוצאות
למרות שבצוות קיים יכולה לשרות אוירה של ידידות ואמון, מחקרים מראים כי בצוות חדש יש יכולת גבוהה יותר ליצור רעיונות חדשים. מכאן, שאין להסס להחליף תפקידים או אנשים בצוות במיוחד אם הצוות מתעכב בביצוע משימה או שאינו משתף פעולה כיאות.
יש לוודא כי קיים איזון נכון בין כישרון ומיומנות. במידה וקיימים צוותים קטנים, חשוב שלא יהיה ריכוז של כישרונות רק באחד מהם על מנת לא ליצור טינה שתוביל לחוסר שיתוף פעולה.
אל תהססו לערבב בין צוותים
אני גאה להציע לך ליצור קשר עם יועץ הארגוני, יגאל בן דניאל, וליצור יחד חוויה מרתקת ומשמעותית, עבור הצוות שלך. בשני עשורים האחרונים, רכשתי ניסיון עשיר בתחום הסדנאות לפיתוח צוותים ואני מוכן לשתף את הידע והניסיון שלי כדי לסייע לך להגיע למטרות שלך.
אני כאן לתת יעוץ ולעזור בכל שאלה או דרישה שתהיה לך. אני מאמין בחשיבות של תכנון מטוב לפני כל פעולה, וביחד נכין את הגישה המתאימה עבורך ועבור צוותך.
אני ממתין לשמוע ממך ולהתחיל לעבוד יחד למען ההצלחה של ארגונך.
